Qui trình lập kế hoạch quản lý dự án

Khởi tạo dự án thành công với kết quả là tài liệu Project Charter được lãnh đạo phê duyệt đồng thời nhân sự giữ vai PM (Project Manager) được chỉ định với quyền hạn và trách nhiệm được tuyên bố rõ ràng thì chúng ta chuyển sang quá trình lập các kế hoạch quản lý dự án (Planning process group). PM phải lead và trực tiếp tham gia lập kế hoạch quản lý dự án (tích hợp) và các kế hoạch quản lý thành phần. Vậy các bước công việc của qui trình lập kế hoạch dự án là như thế nào? Theo Rita’s Process Chart thì ở những dự án với qui mô vừa và qui mô lớn qui trình đó phải tuần tự chính xác như sau:

Bước 1 Quyết định chọn development life cycle, project life cycle cho dự án và xác định phương pháp luận/cách thức tiến hành việc lập các kế hoạch dự án thành phần
Bước 2 Xác định và lập thứ tự ưu tiên các yêu cầu (Requirements)
Bước 3 Viết tài liệu Phát biểu phạm vi dự án (Project Scope Statement)
Bước 4 Xác định phạm vi cần mua sắm từ nhà thầu bên ngoài và viết các procurement documents
Bước 5 Chọn ra nhân sự thực hiện công tác lập kế hoạch dự án
Bước 6 Lập WBS và WBS dictionary
Bước 7 Lập activity list
Bước 8 Lập network diagram
Bước 9 Ước lượng/xác định yêu cầu về nhân sự và các tài nguyên cho dự án (Resource requirements)
Bước 10 Ước lượng thời gian và chi phí cho từng activity
Bước 11 Xác định Critical Path
Bước 12 Lập Kế hoạch lịch trình (Schedule)
Bước 13 Lập Kế hoạch ngân sách (Budget)
Bước 14 Xác định các tiêu chuẩn chất lượng, qui trình và tham số đo lường chất lượng
Bước 15 Lập tài liệu team charter và mô tả toàn bộ các roles & responsibilities
Bước 16 Lập kế hoạch quản lý communications và quản lý stakeholder engagement
Bước 17 Xác định/nhận diện các rủi ro (risk), thực hiện phân tích định tính và phân tích định lượng các rủi ro, và lập kế hoạch ứng phó rủi ro cho các rủi ro đã được nhận diện
Bước 18 Vòng lặp các bước từ 1 đến 17 (nếu cần thiết)
Bước 19 Finalize (rà soát và chốt lại) chiến lược mua sắm và các procurement documents
Bước 20 Lập kế hoạch quản lý thay đổi và quản lý cấu hình (Change and Configuration management plans)
Bước 21 Finalize (rà soát và chốt lại) các kế hoạch quản lý thành phần
Bước 22 Viết Kế hoạch quản lý dự án (tích hợp) khả thi và đầy đủ kèm theo các baselines (scope, schedule & cost baselines) của dự án
Bước 23 Phê duyệt chính thức Kế hoạch quản lý dự án (tích hợp) bởi lãnh đạo có thẩm quyền
Bước 24 Kick-off meeting
Bước 25 Yêu cầu thay đổi (nếu cần thiết) đối với Kế hoạch quản lý dự án đã được duyệt