Business Case
TÀI LIỆU KINH DOANH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Người quản lý dự án (project manager) cần đảm bảo rằng phương pháp quản lý dự án nắm bắt được mục đích của các tài liệu kinh doanh. Các tài liệu này được định nghĩa trong bảng sau. Hai tài liệu này phụ thuộc lẫn nhau và được phát triển và duy trì trong suốt vòng đời của dự án.
Tài liệu kinh doanh của dự án | Định nghĩa |
Tài liệu tình huống kinh doanh (Business case) | Một tài liệu nghiên cứu khả thi kinh tế được sử dụng để xác định tính hợp lệ của các lợi ích của một cấu phần được chọn khi mà còn thiếu định nghĩa đầy đủ và được sử dụng làm cơ sở cho việc phê duyệt cho phép các hoạt động quản lý dự án tiếp theo sau. |
Kế hoạch quản lý lợi ích dự án (Benefit management plan) | Tài liệu giải thích và xác định ra các quá trình để tạo ra, tối đa hóa, và duy trì các lợi ích được cung cấp bởi một dự án. |
Nhà tài trợ dự án (project sponsor) thường chịu trách nhiệm phát triển và bảo trì tài liệu tình huống kinh doanh dự án. Người quản lý dự án (project manager) có trách nhiệm đưa ra các khuyến nghị và giám sát để giữ cho tài liệu tình huống kinh doanh, kế hoạch quản lý dự án, đề cương dự án và các thước đo sự thành công của kế hoạch quản lý lợi ích dự án phù hợp với nhau và phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.
Các nhà quản lý dự án nên điều chỉnh một cách thích hợp (tailoring) các tài liệu quản lý dự án cho các dự án. Trong một số tổ chức, tài liệu tình huống kinh doanh và kế hoạch quản lý lợi ích được duy trì ở cấp chương trình. Người quản lý dự án (project manager) phải làm việc với người quản lý chương trình (program manager) để đảm bảo các tài liệu quản lý dự án được liên kết ăn khớp với các tài liệu quản lý chương trình.
TÀI LIỆU TÌNH HUỐNG KINH DOANH DỰ ÁN
Tài liệu tình huống kinh doanh dự án là một nghiên cứu khả thi kinh tế được sử dụng để xác định tính hợp lệ của các lợi ích của một cấu phần được chọn khi mà còn thiếu định nghĩa đầy đủ và được sử dụng làm cơ sở cho việc phê duyệt cho phép các hoạt động quản lý dự án tiếp theo sau. Các tài liệu tình huống kinh doanh liệt kê các mục tiêu và lý do để bắt đầu dự án. Nó giúp đo lường sự thành công của dự án vào cuối dự án so với các mục tiêu của dự án. Tài liệu tình huống kinh doanh được sử dụng trong suốt vòng đời dự án. Tài liệu tình huống kinh doanh có thể được sử dụng trước khi bắt đầu dự án và có thể dẫn đến quyết định cho phép tiếp tục / không cho phép tiếp tục thực hiện dự án.
Một tài liệu đánh giá nhu cầu (needs assessment) thường đi trước các tài liệu tình huống kinh doanh. Đánh giá nhu cầu liên quan đến việc hiểu các mục tiêu kinh doanh, các vấn đề và cơ hội và khuyến cáo các đề xuất để giải quyết chúng. Kết quả đánh giá nhu cầu có thể được tóm tắt trong tài liệu tình huống kinh doanh.
Quá trình xác định nhu cầu kinh doanh, phân tích tình huống, đưa ra khuyến nghị và xác định tiêu chí đánh giá sự thành công được áp dụng cho bất kỳ dự án nào của tổ chức. Một tài liệu tình huống kinh doanh có thể bao gồm nhưng không giới hạn các nội dung sau:
- Nhu cầu kinh doanh: Xác định những gì đang thúc đẩy nhu cầu hành động; Tuyên bố về vấn đề kinh doanh hoặc cơ hội được giải quyết, và bao gồm các giá trị được tạo ra cho tổ chức;
- Xác định các bên liên quan
- Xác định phạm vi
- Xác định mục tiêu
- Phân tích tình huống
- Xác định sự gắn kết với các chiến lược, mục tiêu chiến lược của tổ chức;
- Các giải pháp tùy chọn. Đây là một tiêu chí không bắt buộc. Đáp ứng tiêu chí này có thể trở thành điểm khác biệt quan trọng giữa các giải pháp thay thế khác nhau. Xác định một tập hợp các giải pháp tùy chọn sẽ được xem xét để giải quyết vấn đề hoặc nắm bắt cơ hội kinh doanh. Các tùy chọn cũng có thể được mô tả như các kịch bản kinh doanh. Ví dụ: một tài liệu tình huống kinh doanh có thể trình bày ba giải pháp tùy chọn sau:
+ Không làm gì cả. Điều này cũng được gọi là tùy chọn “kinh doanh như bình thường” (business as usual). Tùy chọn này dẫn đến dự án không được phê duyệt thực hiện.
+ Tùy chọn làm công việc tối thiểu có thể để giải quyết vấn đề hoặc nắm bắt cơ hội. Sự tối thiểu có thể được thiết lập bằng cách xác định một bộ tiêu chí là mấu chốt để giải quyết vấn đề hoặc nắm bắt cơ hội.
+ Tùy chọn làm nhiều hơn công việc tối thiểu có thể để giải quyết vấn đề hoặc nắm bắt cơ hội. Tùy chọn này đáp ứng bộ tiêu chí tối thiểu và một số hoặc tất cả các tiêu chí khác được chỉ ra. Có thể có nhiều hơn một tùy chọn loại này được ghi lại trong tài liệu tình huống kinh doanh.
- Khuyến nghị: Một tuyên bố về các lựa chọn được đề nghị để theo đuổi trong dự án; Các mục nội dung đưa vào tuyên bố có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
+ Kết quả phân tích cho sự lựa chọn tiềm năng;
+ Các ràng buộc, giả định, rủi ro và phụ thuộc (dependencies) cho các lựa chọn tiềm năng; và
+ Các thước đo sự thành công của dự án
- Một phương pháp thực hiện (implementation approach) có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
+ Cột mốc,
+ Các yếu tố phụ thuộc (dependencies) và
+ Vai trò và trách nhiệm.
KẾ HOẠCH QUẢN LÝ LỢI ÍCH DỰ ÁN
Kế hoạch quản lý lợi ích của dự án là tài liệu mô tả cách thức và thời điểm các lợi ích của dự án sẽ được hiện thực hóa, và mô tả các cơ chế nên có để đo lường những lợi ích đó. Lợi ích của dự án được định nghĩa là kết quả của hành động, hành vi, sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mang lại giá trị cho tổ chức tài trợ cũng như cho những người thụ hưởng dự kiến của dự án. Phát triển kế hoạch quản lý lợi ích bắt đầu sớm trong vòng đời dự án với định nghĩa về các lợi ích mục tiêu sẽ được thực hiện. Kế hoạch quản lý lợi ích mô tả các yếu tố chính của lợi ích và có thể bao gồm nhưng không giới hạn các nội dung sau:
- Lợi ích mục tiêu (ví dụ: giá trị hữu hình và vô hình dự kiến sẽ đạt được khi thực hiện dự án; giá trị tài chính được biểu thị bằng giá trị hiện tại ròng);
- Liên kết với chiến lược (ví dụ: lợi ích của dự án phù hợp với chiến lược kinh doanh của tổ chức như thế nào);
- Khung thời gian để hiện thực hóa lợi ích (ví dụ: lợi ích theo giai đoạn, ngắn hạn, dài hạn và liên tục);
- Chủ sở hữu lợi ích (ví dụ: người chịu trách nhiệm theo dõi, ghi lại và báo cáo các lợi ích đã nhận ra trong suốt khung thời gian được thiết lập trong kế hoạch);
- Số liệu (ví dụ: các biện pháp được sử dụng để thể hiện lợi ích nhận ra, biện pháp trực tiếp và biện pháp gián tiếp);
- Giả định (ví dụ: các yếu tố dự kiến sẽ được đưa ra hoặc bằng chứng); và
- Rủi ro (ví dụ: rủi ro khi thực hiện các lợi ích).
Lập kế hoạch quản lý lợi ích cần sử dụng dữ liệu và thông tin được ghi trong tài liệu tình huống kinh doanh và tài liệu đánh giá nhu cầu. Ví dụ, các phân tích lợi ích chi phí được ghi lại trong các tài liệu minh họa ước tính chi phí so với giá trị lợi ích mà dự án tạo ra. Kế hoạch quản lý lợi ích và kế hoạch quản lý dự án bao gồm sự mô tả về cách thức giá trị kinh doanh từ dự án được trở thành một phần của hoạt động liên tục (ongoing operations) của tổ chức, và đưa ra các số liệu cần được sử dụng. Các số liệu cung cấp bằng chứng xác minh giá trị kinh doanh và xác nhận thành công của dự án.
Phát triển và duy trì kế hoạch quản lý lợi ích dự án là một hoạt động lặp đi lặp lại. Tài liệu này bổ sung cho tài liệu tình huống kinh doanh, đề cương dự án và kế hoạch quản lý dự án. Người quản lý dự án làm việc với nhà tài trợ để đảm bảo rằng đề cương dự án, kế hoạch quản lý dự án và kế hoạch quản lý lợi ích vẫn phù hợp trong suốt vòng đời của dự án.
CÁC THƯỚC ĐO SỰ THÀNH CÔNG DỰ ÁN
Một trong những thách thức phổ biến nhất trong quản lý dự án là xác định xem dự án có thành công hay không.
Theo truyền thống, các số liệu quản lý dự án về thời gian, chi phí, phạm vi và chất lượng là những yếu tố quan trọng nhất để xác định sự thành công của một dự án. Những năm gần đây, các nhà thực hành quản lý dự án và các học giả đã xác định rằng thành công của dự án cũng cần được đo lường bằng cách xem xét sự đạt được các mục tiêu của dự án.
Các bên liên quan của dự án có thể có những ý tưởng khác nhau về việc định nghĩa thành công dự án sẽ như thế nào và yếu tố nào là quan trọng nhất. Điều quan trọng là phải ghi chép rõ ràng các mục tiêu của dự án và chọn ra các mục tiêu có thể đo lường được. Ba câu hỏi mà các bên liên quan chính và người quản lý dự án (project manager) phải trả lời là:
- Thành công của dự án này là “trông” như thế nào?
- Thành công sẽ được đo lường như thế nào?
- Yếu tố nào có thể tác động đến thành công?
Câu trả lời cho những câu hỏi này cần được ghi lại và thống nhất bởi các bên liên quan chính và người quản lý dự án (project manager).
Thành công của dự án có thể bao gồm các tiêu chí bổ sung cho nhau liên quan đến chiến lược tổ chức và việc cung cấp kết quả kinh doanh. Các mục tiêu dự án này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Hoàn thành kế hoạch quản lý lợi ích dự án;
- Đáp ứng các mục tiêu tài chính đã thỏa thuận được ghi trong tài liệu tình huống kinh doanh. Những mục tiêu tài chính này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:
+ Giá trị hiện tại ròng (NPV),
+ Lợi tức đầu tư (ROI),
+ Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR),
+ Thời gian hoàn vốn (PBP)
- Đáp ứng mục tiêu kinh doanh phi tài chính;
- Hoàn thành việc chuyển một tổ chức từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai mong muốn;
- Hoàn thành các điều khoản và điều kiện hợp đồng;
- Đáp ứng chiến lược, mục tiêu kinh doanh của tổ chức;
- Đạt được sự hài lòng của các bên liên quan;
- Được chấp nhận bởi khách hàng / người dùng cuối
- Tích hợp các sản phẩm bàn giao của dự án vào môi trường hoạt động của tổ chức;
- Đạt được chất lượng giao hàng theo thỏa thuận;
- Đáp ứng tiêu chí quản trị; và
- Đạt được các biện pháp hoặc tiêu chí thành công theo thỏa thuận khác (ví dụ: dung lượng/công suất của quá trình sản xuất, kinh doanh).
Nhóm dự án (project team) cần có khả năng đánh giá tình hình dự án, cân bằng các nhu cầu và duy trì giao tiếp chủ động với các bên liên quan để thực hiện một dự án thành công.
Khi sự liên kết của dự án với chiến lược kinh doanh luôn được duy trì không đổi, cơ hội thành công của dự án tăng lên rất nhiều vì dự án vẫn phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức.
Dự án có thể thành công từ quan điểm phạm vi / lịch trình / ngân sách và không thành công từ quan điểm kinh doanh. Điều này có thể xảy ra khi có sự thay đổi trong nhu cầu kinh doanh hoặc sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, thị trường trước khi dự án hoàn thành.
Theo PMBOK Guide
